Marco Legal

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7 maneras de mejorar tu productividad

¿Cómo lo haces para tener todo el trabajo hecho a tiempo sin olvidarte que tienes una familia, hogar o una nueva afición llamada ala delta? Incluso con el sinfín de teorías y guías sobre cómo ser más productivo, la gestión del tiempo sigue siendo uno de los retos principales para muchos emprendedores. ¡Y te estoy mirando a ti!

 

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Así como no existe una ventanilla única para startups, tampoco hay una solución mágica para “gestionar todo tu contenido atrasado”. Cada uno hace las cosas a su ritmo y se siente cómodo gestionando su tiempo de diferentes maneras. Supongo que no va a haber discusión sobre que los métodos de “la jornada laboral en 5 horas” o “tu día en 3 segundos” no funcionan para todo el mundo. Estos métodos son generados para hacernos más productivos, aunque no llego a comprender por qué se esfuerzan en reducir tanto las horas. Hablando en serio, ¿cuánto trabajo crees que es posible hacer en 3 segundos? De nuevo, todo se basa en buscar el balance apropiado y lo que funciona para ti, aquel espacio gris entre las 23,99 horas trabajadas diarias de Elon Musk y el irse a casa a las 17h cada día que supuestamente es capaz de hacer Sheryl Sandberg.

1. Conoce tu Ritmo

Algunos de nosotros somos madrugadores; nacidos bajo el sol de la primera hora, llenos de empuje desde el momento en que dejamos la cama, mientras que otros se comportan como aves nocturnas, despertando cuando el sol se va a dormir. Aprende cuando eres más eficiente y úsalo como ventaja. Si eres de los súper activos por la mañana, entonces ten las reuniones (inversores, sesiones de equipo, ventas…) en esta franja horaria. Si por el contrario tienes el chute de energía después de comer, dedica la mañana a hacer cosas que no requieran una gran implicación de tu cerebro y, si eres uno de estos extraordinarios seres que nunca se cansa, ¡Felicidades! (aunque seguramente debes ser un poco mentiroso). Encuentra qué funciona mejor para ti y organiza tu día basándote en el ritmo natural de tu cuerpo.

2. Gestiona las distracciones

A todos nos gustaría tener una oficina tranquila donde nos pudiéramos esconder de las constantes distracciones (gente comiéndote la oreja mientras estás en “la zona”, aquel sonido taladrador que tu compañero de trabajo hace mientras se come el bocadillo de la mañana o incluso el run-run que se genera en cualquier startup que está en sus inicios). Compartir una habitación con otra gente es, la mayor parte de las veces, el escenario corriente en muchas startups, así que es mandatorio establecer unas reglas de comportamiento en la oficina. Perder el foco es uno de los grandes destructores de la productividad y el 99% de las veces viene derivado de las distracciones, ya sean humanas o maquinarias.

Estudios demuestran que ser interrumpido de “la zona” puede severamente interrumpir el ritmo de trabajo, y a su vez la productividad. Esto es crucial, especialmente para los programadores quienes, si se desconcentran, pueden tardar hasta 15 minutos en volver al código. Y a mí encanta la comunicación, pero debes establecer reglas en tu concepto de “receptivo”, o no serás capaz de avanzar nada de tu trabajo. Ya sea cerrando los chats y pidiendo a tus compañeros que no te molesten durante unas franjas horarias específicas (a menos que sea urgente) o escondiéndote debajo de tu escritorio durante unas horas, debes gestionar tus distracciones.

Yo, particularmente, soy fan del método Rodízio. Te traen una paleta con un lado verde y otro rojo. Si la dejas por el lado verde, significa que te pueden traer más comida y pueden hablar contigo tanto como quieran (siempre que sea algo que te interese), y si la traes por el lado rojo, significa que estás lleno y no quieres ser molestado hasta que vuelvas a poner la paleta verde. Cualquiera que sea el método, procura que te permita estar 100% focalizado durante ciertas horas.

3. Priorizar

Por desgracia, no hay ninguna solución milagrosa para tenerlo todo hecho al mismo tiempo. Debes averiguar qué es lo prioritario y dejarlo hecho al momento. Parece más simple coger las cosas sencillas y dejarlas hechas primero, aparcando lo más complicado para luego, pero lo que consume más tiempo y es más dificultoso también suele ser lo más importante y lo que más afecta a la evolución de tu negocio. ¿Preparar la presentación para los inversores? ¡Hazlo ya! Y deja el ordenar las estanterías par más tarde. A más afecte la tarea al futuro de tu negocio, mayor debería ser la prioridad en tu lista de “tareas por hacer”. No dejes que tus “listas de tareas” tomen el control. Si puedes hacer algo al momento, hazlo.

4. Abraza la Tecnología

Tienes miles de herramientas tecnológicas a tu disposición hechas para que seas más productivo, ¡así que úsalas! Con tantas aplicaciones basadas en la nube diseñadas para sincronizar tus datos sin que tengas que introducirlos en múltiples dispositivos, deberías estar tan coordinado como la cadena de producción de Apple. Con opciones como Dropbox, Bitbucket o Asana, puedes fácilmente gestionar el trabajo en equipo y acelerar el proceso de toma de decisiones. Es fácil ser víctima del “necesito descargar cada una de las aplicaciones y probarla”, pero no te satures. De hecho, el uso de demasiadas apps va a ser contraproducente para tu productividad. Haz una criba, prueba las que mejor funcionan para tu equipo y ponte a trabajar. El dinero no debería ser una excusa para ello ya que muchas de estas tienen un modelo freemium con una versión básica que ofrece un montón de características para empezar.Asegúrate que la tecnología hace tu vida más fácil, no más difícil.

5. Acaba rápido con las reuniones

Tu tiempo es oro. Correos sobre reuniones y reuniones sobre correos y correos sobre lo que ha pasado en la reunión. La mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo y pueden ser resueltas por teléfono o usando un software de los que hemos hablado antes. Si una reunión es realmente necesaria ajústala al tiempo marcado, estructúrala y asegúrate que se cumple el objetivo de la reunión. ¿En cuántas reuniones has estado presente y no se ha cumplido el objetivo de la reunión o se ha alargado eternamente? En muchas.

6. Delegar es Clave

Muchas veces es difícil dar responsabilidades a otra gente, especialmente en etapas tan primerizas cuando no tienes recursos o una ayuda de calidad. Al final, tu startup es tu bebé y quieres el trabajo hecho a tu manera. Pero, tal y como hemos aprendido, hacer las cosas por tu cuenta no te va ayudar. Descargar algunas tareas a la gente adecuada te ayudará a quitar tareas de tu lista. La idea es que tengas más tiempo para centrarte en lo que es más importante y así no pierdas el tiempo tratando de gestionar y monitorizar cada una de las cosas que tus empleados hacen. Los contratas por una razón: porque son buenos, así que deja que hagan su trabajo.

7. Encuentra el Balance Apropiado

Elon Musk es tremendamente exitoso y el ídolo de muchos emprendedores. Dedica muchas horas a trabajar y obtiene resultados. Si esto funciona para ti (si es que se puede ser efectivo durante tanto tiempo) y no tienes ningún quehacer personal (aficiones, familia…) que impida que puedas tener estas largas sesiones de trabajo, entonces trabaja tanto como quieras. Sin embargo, muchos de nosotros tenemos cosas que hacer más allá de la puerta de la oficina, ya sea nuestra esposa, tareas del hogar o un más que desaprovechado gimnasio. Encontrar el balance correcto entre trabajo y placer es esencial para mantenerte sano.

Tener pasión por lo que estás construyendo es genial pero también debes tener pasión por vivir tu vida. Se ha vuelto tan sencillo trabajar de forma remota que hemos olvidado que no es más que esto: trabajo. Recuerda, mirar tu iPhone para leer el correo mientras estás en casa también es trabajo. Si, incluso cuando te escaqueas al servicio y observas los datos de Analytics también estás trabajando. Y te aseguro que el destinatario de tu correo no se va a tirar de un edificio si no respondes en menos de 30 segundos.

Entonces, ¿cuál es la mejor herramienta para mejorar la productividad en tu equipo?

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